8.Le module Loyers

Cette étape consiste à créer et envoyer la demande de vos locaux à la DGFiP. En retour, la DGFiP accepte et renvoie la liste des locaux qui est intégrée automatiquement dans Etafi Loyers. Dans certains cas, une demande peut être rejetée.

Le bouton Nouvelle demande permet de créer ou de créer et d’envoyer la demande des locaux, pour chaque société.

La déclaration de loyers est automatiquement créée ; elle contient l’année fiscale correspondant à la date de clôture de l’exercice.

• Année fiscale 2016 si l’exercice clôture le 31/12/2015 ou en décalé en 2016 (mars, juin,…)

• Année fiscale 2017 si l’exercice clôture le 31/12/2016 ou en décalé en 2017 (mars, juin,…)

Les dates de l’exercice sont visibles et modifiables dans les Propriétés de la déclaration :

Avec la version complète, la demande de locaux est créée automatiquement lors de l’import des sociétés (choix par défaut), mais elle peut être créée dans un 2^ème temps, selon l’organisation que vous avez mise en place.

Si des demandes ont été créées sans être envoyées, elles peuvent être télétransmises pour une ou plusieurs sociétés, en utilisant les cases à cocher situées dans la 1ère colonne, puis en cliquant sur le bouton Envoyer demande.

Pour sélectionner toutes les sociétés, il suffit de cocher la case présente dans l’entête de colonne :

Tant que la réponse de la DGFiP n’a pas été réceptionnée (ou si la demande est rejetée), la déclaration de loyers n’est pas accessible et un message d’information est visible si vous tentez d’ouvrir la déclaration.

Dans le cadre d’un rejet d’une demande de locaux par la DGFiP, consultez le mode opératoire associé au rejet.

Ces rejets signifient que la société n’a pas d’obligation CFE valide au 1^er janvier et donc n’a pas à produire de déclaration de loyers. Dans ce cas, vous ne devez pas renvoyer une demande à la DGFiP.

Rejets 103 « Volumétrie du SIREN trop important et la demande n’est pas effectuée en mode unitaire ».

Ce rejet signifie que la société a une volumétrie importante de locaux et que la case « Demande unitaire » doit être cochée (onglet Loyers du module Identification ou des Propriétés de la déclaration).

Toute demande acceptée par la DGFiP fait l’objet d’une réponse (transmission des locaux). Dans ce cas, les informations sont automatiquement intégrées dans la déclaration de loyers.

Dès qu’une demande est transmise, l’horodatage et le statut transmis par le portail déclaratif Etafi.fr et la DGFiP sont visibles dans cette colonne. Les différents statuts sont similaires à ceux du portail déclaratif.

Si la demande fait l’objet d’un rejet, un lien permet de consulter le mode opératoire pour connaître la procédure à suivre.

Toutes les demandes « acceptées » par la DGFiP font systématiquement l’objet d’une réponse de la DGFiP (transmission des locaux).

En complément des identifiants et adresse des locaux, les informations suivantes sont transmises par la DGFiP :

• Les références cadastrales : code département, code commune, préfixe, section et n° de parcelle,

• Les surfaces : surface principale, surface secondaire couverte et non couverte, surface parking couvert et non couvert,

Dès réception de la réponse de la DGFiP, les données sont automatiquement intégrées dans la déclaration de loyers.

• La diode rouge indique que les données de la DGFiP ont été intégrées dans la déclaration de loyers et qu’elles doivent être complétées ou corrigées.

• La diode orange indique la présence d’informations incorrectes mais non bloquantes.

• La diode verte signifie que toutes les informations ont été complétées. La déclaration peut être validée pour être transmise à la DGFiP.

• L’absence de diode indique que la demande n’a pas été transmise ou que la réponse n’est pas encore réceptionnée.

Indique le statut de la déclaration de loyers : validée, refusée, clôturée.

Ce bouton permet d’accéder aux propriétés de la déclaration et de la société. Celles-ci sont modifiables tant que la déclaration n’est pas validée.

La liste des locaux transmise par la DGFiP est intégrée automatiquement et pré-alimente la déclaration des loyers.

La DGFiP n’autorise aucun ajout ou suppression de locaux : seuls les locaux transmis doivent être complétés.

Pour accéder à la saisie de la déclaration de loyers, cliquez sur le bouton

• En partie gauche, la Référence Obligatoire Fiscale CFE (« CFEnnn »), le code activité et l’adresse de l’établissement.

• En partie droite, les informations complémentaires et les données à renseigner.

La saisie s’effectue soit directement dans la grille, en partie droite, soit par le bouton

• le mode d’occupation (obligatoire), le montant du loyer, éventuellement la date de fin d’occupation.

• l’adresse et le propriétaire du local peuvent être rectifiés si nécessaire : n° et nom de la voie, Siren et nom du propriétaire.

Les autres informations ne sont pas modifiables (référence du local, invariant, etc…).

Informations obligatoires et non modifiables, elles correspondent aux identifiants des locaux dans la base CFE de la DGFiP. La référence se décompose ainsi : Invariant (12 caractères), code activité (5 caractères), type occupation (0 ou 1 : occupation partielle ou totale), année (4 caractères), clé (2 caractères).

La DGFiP transmet l’adresse du local comme suit : N° et nom de la voie et un champ complémentaire indiquant le bâtiment, l’étage et l’entrée. Seuls les N° et nom de la voie sont accessibles et transmis avec la déclaration de loyers s’ils sont modifiés.

La DGFiP transmet les coordonnées du propriétaire du local présent dans sa base : SIREN et désignation. Vous pouvez le rectifier si nécessaire.

Cette information doit obligatoirement être renseignée pour chaque local. La DGFiP a défini cinq modes d’occupation.

Nom du champ	Description
DIF	Local exploité sous un bail unique
INC	Local inconnu
LNO	Local connu mais non occupé au 01/01 de l’année
MLO	Loyer ne relète pas l'état du marché locatif
LOC	Locataire
OTG	Occupé à titre gratuit
POC	Propriétaire occupant

Le mode « Occupé à titre gratuit » doit être utilisé pour certains invariants, à partir du moment où vous mentionnez le montant du loyer sur un seul invariant identifiant le local (bail regroupant plusieurs niveaux d’immeuble, etc…).

La suppression de locaux n’étant pas autorisée par la DGFiP, vous pouvez utiliser le mode « Local inconnu ».

Vous devez renseigner le montant du loyer annuel hors charges. Celui-ci ne doit pas être découpé en plusieurs fractions par local fiscal (invariant) mais limité au nombre de baux en vigueur et doit être déclaré sur un seul local.

Le montant du loyer doit obligatoirement être renseigné si le mode d’occupation est « LOC – Locataire ». Il ne doit pas être saisi si le mode d’occupation est différent de « LOC ».

Ces informations sont contrôlées dans Etafi Loyers : en cas d’erreur de saisie, la validation et la transmission de la déclaration ne sont pas autorisées (celle-ci ferait l’objet d’un rejet de la DGFiP).

Des informations complémentaires sont transmises par la DGFiP pour permettre aux entreprises d’identifier plus facilement leurs locaux. A compter de décembre 2016, les références cadastrales sont présentes : département et commune (code insee), préfixe, section et n° de plan. Elles ne sont ni modifiables, ni transmises avec la déclaration des loyers.

La saisie est contrôlée afin de ne pas permettre la validation de la déclaration et donc la transmission d’informations incorrectes ou incomplètes (susceptibles de rejets DGFiP). Par exemple :

• Si le mode d’occupation est « Locataire », le montant du loyer est obligatoire.

• Si le mode d’occupation est différent, le montant du loyer ne doit pas être servi.

Une fois la saisie terminée, il suffit de « valider » la déclaration pour procéder à sa télétransmission.

La déclaration peut être télétransmise pour une, plusieurs ou toutes les sociétés, en utilisant les cases à cocher présentes dans la 1^ère colonne.

Le compte-rendu de la DGFiP est totalement intégré à Etafi Start : date et heure de réception par la DGFiP, statut de la DGFiP (Accepté ou Rejeté), accès au mode opératoire en cas de rejet.

Un dépôt « réel » est traité et pris en compte par la DGFiP. Un dépôt en mode « test » permet d’effectuer uniquement un test de transmission ; il n’est donc pas intégré dans la base de la DGFiP.

Ils sont générés selon les commandes utilisées, soit dans la liste des déclarations, soit en saisie de déclaration.

Les fichiers ne peuvent être importés qu’après réception des locaux transmis par la DGFiP.

Dans la mesure où les déclarations contiennent des informations provenant de la DGFiP, il est indispensable :

• d’exporter le contenu de la ou des déclarations, en utilisant les fonctionnalités d’export de l’application,